材料科学与工程学院实验室工作档案管理的暂行规定
发布时间:2009-12-26 浏览次数:

为加强实验室的日常管理,规范实验室工作档案和信息管理工作,根据学校有关规定,结合我院实际,特制定本暂行规定。

一、实验室工作档案内容

实验室工作档案管理的基本任务是对实验室日常管理、实验教学、实验室使用效益等资料进行收集统计、整理分类、归档保管与利用,以便检查、复查和证实实验室日常管理水平、实验教学情况和实验室利用效益,真实地反映实验室工作的内容、方法、途径和效果,为实施实验室建设、实验教学、人员考核和实验室科学管理提供依据。实验室工作档案具体内容包括:

1.实验室体制、管理与建设

序号

类 目 名 称

保管期限

1-1

实验室的建立

实验室建制、撤消与调整的学校文件

永久

1-2

管理和机构

实验室机构设置资料;

⑵上级部门下发给实验室有关管理体制的文件和通知

永久

1-3

实验室基本情况

教学实验室基本情况(分布、房间数量、使用面积、设备及它们的变更情况)

⑵学科实验室基本情况;

⑶公用实验室基本情况

长期

1-4

实验室建设

实验室建设规划与实施落实等资料;

⑵实验室建设项目的申请报告、仪器设备购置计划、实施情况等资料

长期

1-5

设施、环境与安全

实验室修缮改造的计划、实施与验收等相关资料;

⑵电路、水路等设施使用情况;

⑶实验室的通风、照明等设施使用情况;

⑷实验台、凳、架、橱的数量与使用情况;

⑸防火、防爆、防盗、防破坏等安全措施情况

⑹三废处理记录、事故调查处理记录等

长期

1-6

管理规章制度

实验室工作、实验教学、仪器设备管理及实验室安全管理等方面的政策法规、规章制度(含上级主管部门、学校、学院和实验室自己制定的)

⑵实验室各项规章制度的执行情况与检查记录(包括安全检查记录、危险品使用记录等)(写在岗位日志本中)

长期

1-7

其它

实验室年度工作计划与工作总结;

⑵实验室管理中的计算机化情况;

⑶实验室经费分配与使用情况

长期

2.实验室任务

序号

类 目 名 称

保管期限

2-1

实验教学任务

实验教学大纲、实验课程教学进度表、实验项目进程表

长期

2-2

教材

所开实验项目的实验教材或指导书

长期

2-3

实验项目管理

实验项目信息卡、实验教学工作日志

长期

2-4

实验考试或考核

实验考核或考试办法(编写在实验教学大纲内)

⑵实验考试试卷;

⑶实验成绩评定表(包括平时成绩、期末考核成绩)

长期

2-5

实验报告

每班每个实验项目典型学生预习报告和实验报告各5

短期

2-6

实验教学研究

实验教学总结表;

⑵实验教学法活动记录(院系教研活动档案存)

⑶领导、同行听课的资料和其它实验教学检查、评价资料;

⑷教学改革项目和实验成果的资料(包括计划、实施办法、实验研究论文、实验装置的自制与改造资料、成果与有关经验总结资料)

长期

2-7

科研与社会服务

实验室利用情况(包括科研项目或服务项目的名称、实验室利用情况、工作量与成果数据统计)

⑵科研项目和社会服务的记录及相关资料(院科研档案存)

长期

2-8

学生第二课堂

面向学生的实验室或实验项目开放记录(申请表、总结报告等),参与人员情况及成果报告等文件资料;

学生科技创新活动(包括学生第二课堂、学生实验技能竞赛等)资料(通知、结果、活动照片等)

长期

3.仪器设备

序号

类 目 名 称

保管期限

3-1

仪器设备计划

贵重仪器设备的申购计划、调研与论证报告(购置可行性报告)、进口论证表、标书、采购合同、报关文件等资料

长期

3-2

仪器设备帐物管理

设帐立卡(计算机管理)(帐、物、卡相符率应达到100%)

⑵仪器设备固定资产账本(设备清单、仪器设备价值变更情况、设备损坏丢失与赔偿处理单、借用记录、调拨手续、报废申请及批复等)

永久

3-3

低值耐用品管理

低值设备明细账

长期

3-4

仪器设备技术资料

仪器设备的使用说明书、操作规程及全套随机文件资料、设备配置清单、开箱记录、安装调试记录与验收报告、保修单等;

⑵仪器设备的技术改造、功能开发等图纸和文字资料

与设备

共存

3-5

仪器设备运行管理

仪器设备使用记录(填写在使用记录本中,包括教学任务、科研任务、培训任务、使用机时等);

⑵维修、故障、事故处理记录(填写在使用记录本中)

与设备

共存

⑶运行维护经费使用情况;

⑷实验室运行基金项目管理(立项审批资料、申请书、经费使用情况、结题报告、成果资料等)

长期

4.实验队伍

序号

类 目 名 称

保管期限

4-1

人员聘任与考核

实验系列人员聘任与考核材料(院办人事档案存)

⑵实验系列人员情况表(姓名、性别、出生年月、学历、职称、岗位职责等)

⑶实验系列人员变更情况;

⑷实验系列人员评优评先结果

长期

4-2

人员培训

实验系列人员培训、进修计划及其执行情况

长期

4-3

实验室岗位日志

教学任务的计划、组织、落实等情况记录;

⑵实验教学工作日志的收集情况与总结(包括师生反映的问题与解决落实情况等)

⑶实验教学建议与反馈情况;

⑷实验器材、化学试剂与材料申购计划上报及领取、使用等记录;

⑸实验室增添、调配调拨仪器设备等变动情况记录;

⑹实验室仪器设备使用、维修、故障事故处理等的记录、汇报检查情况;

⑺实验室建设、改建、修缮等执行情况记录;

⑻实验室安全卫生检查情况、安全事故记录;

⑼各项规章制度贯彻落实情况的记录;

⑽有关实验室工作各项通知及执行的记录;

⑾实验室研究活动记录;

⑿节假日值班记录;

(以上⑴~⑿写在岗位日志本中)

短期

⒀实验室各种会议的记录;

⒁实验室大事记录;

⒂学期实验室基本信息收集整理表

长期

4-4

实验指导教师

实验指导教师基本情况表(姓名、职称、承担实验课程名称等)

⑵首次上岗实验指导教师的试讲预做报告;

⑶新开实验项目的试做记录、预备实验报告情况记录;

⑷聘请研究生做助教带实验课情况

长期

5.上报文件档案

序号

保管期限

5-1

国家、省部、行业实验室或中心等机构设置的申报资料

永久

只保存批准项目

5-2

实验室评估的全套资料

永久

包括上级评估结果

5-3

实验室建设项目绩效考评的全套资料

长期

包括上级考评结果

5-4

贵重仪器设备的年度效益评价表

长期

5-5

学院实验教学督导组名单

长期

5-6

各种统计报表存档底稿

永久

5-7

其它实验室工作的重要上报资料

长期

二、实验室工作档案管理

1实验室工作档案信息是实验室管理的一项重要内容。学院实验室秘书兼任我院实验室档案管理员,负责汇总、分类整理各实验室和相关人员上报的材料,以及档案的编目立卷、归档保存等管理工作。分管实验室院领导负责档案建立与管理的组织与监督检查工作。

2.实验室档案信息资料应及时收集,定期整理分类,期末编目立卷、归档保存。

3在实验室工作的专兼职人员和任课教师,利用实验室进行科学研究、技术开发等活动的教师和学生,以及利用实验室组织学生第二课堂科技活动的组织者和参与者,都有义务及时客观准确地提供实验室档案信息资料。

4.涉及实验室体制与管理、实验室建设、教学改革项目、学生科技创新活动、科研与社会服务等按项目方式进行管理。各类活动结束和项目实施完成后的一个月内,活动组织者和项目负责人应将相关信息资料报送实验资料档案室建档。

5.实验教学的基本信息(以班为单位)主要由任课教师报送,实验室日常基本信息由实验室专职人员报送。其中各实验室的安全责任人兼任所在实验分室的档案管理员,主要负责收集、分类整理本实验室日常基本信息和保管本实验室专职人员的岗位日志,并于每学期末填写好《实验室基本信息收集整理表》送学院实验资料档案室存档。实验室日常基本信息的内容、收集整理人和报送时间的要求如下:

序号

收集整理人

报送时间

1

上级主管部门、学院下发给实验室有关管理、建设等的文件和通知

实验室秘书

学期末

2

实验室各种会议的记录;实验室大事记录

实验室秘书

学期末

3

变更的实验教材或指导书

课程责任教师

学期初

4

实验教学开课信息:课程教学大纲、教学进度表、进程表、实验分组与项目时间安排表

实验指导教师

学期初

5

实验教学执行资料I:学生成绩评定表、实验考试试卷、每个实验项目的典型学生预习报告和实验报告各5份、实验教学总结表

实验指导教师

学期末

6

实验教学执行资料II:实验教学工作日志(按课程和班级装订,一次实验一张)、实验项目信息卡(按课程装订,一个项目汇总所有上课班级信息成一张)、实验人时数统计、实验指导教师统计、首次上岗教师的试讲预做报告、研究生助教的岗前培训报告

实验员

学期末

7

实验室基础设施变动情况:

实验室面积增减、修缮与改建情况;

⑵实验室基础设施改造变动情况;

⑶实验室安全措施变动情况,及消防安全器材的年检情况

实验员

学期末

8

实验室专职人员变动、学历与职称变更、培训情况、以及发表论文数、获奖情况等

实验员

学期末

9

仪器设备使用机时统计、功能开发情况、台件数变动与维修情况等

使用管理员

学期末

10

教学实验室开放情况(包括面向学生实验和教师、研究生科研开放情况,以及科研与社会服务完成情况)

实验员、当事人

学期末

11

新订实验室规章制度、实验室三废处理、事故调查处理及安全检查记录

各级安全负责人

学期末

6.本着方便使用、严格管理的原则,固定资产的帐卡管理、低值耐用品管理等档案由相应的资产管理员负责,每学期的变动情况需报送学院实验资料档案室存档。

7.仪器设备的使用记录本由仪器设备使用管理员负责保管,每学期的使用情况(包括使用机时数、故障、维修等)和功能变动情况需报送学院实验资料档案室存档。

8.单价在10万元以下的仪器设备的全套技术资料由仪器设备使用管理员负责保管。若2台及以上同型号设备,则将其中一套技术资料送所在实验分室的档案管理员存档。

9.单价在10万元及以上的贵重仪器设备的全套技术资料的原件存学院实验资料档案室;全套技术资料的复印件存放在仪器设备使用所在的实验室,由仪器设备使用管理员负责保管。贵重仪器设备还需将计划购置资料存学院实验资料档案室。

10.档案资料的保管期限根据重要程度和价值大小确定。重要的定为永久保管和长期保管(20),一般的定为短期保管(5)。仪器设备的全套技术资料和使用记录本与设备共存,设备报废后经院领导和校有关部门批准后可销毁。实验室岗位日志保存价值较低,定为短期保管。对不满保管期限而早已不具备保存价值的短期资料,经批准后可提前销毁。对超过保管期限但尚具备保存价值的资料应该延长保管期限。

11.实验室工作档案应严加管理,严格档案借阅手续,确保档案的连续性、完整性和安全性。档案管理人员工作变动时,必须及时办理移交手续。

12.本规定自公布之日起执行。

200912月修订